В архивах любой компании время от времени накапливаются огромные ворохи неиспользуемой документации с истекшим сроком хранения. Но даже если эта груда бумаг заполонила все помещения, просто вывести на свалку ее нельзя. Процесс утилизации архивных документов должен проводиться в соответствии с законом. В противном случае руководители и ответственные лица могут понести административное и даже уголовное наказание.
Правила утилизации архивов
Утилизация документов может осуществляться либо уполномоченными сотрудниками компании, либо аккредитованной организацией. В последнем случае между сторонами подписывается договор. В нем, в частности, указываются способ уничтожения документации и правила безопасности (ответственность за разглашение).
В соответствии с законодательством РФ утилизации подлежит просроченная документация временного (не более 10 лет) хранения. Документы, относящиеся к категории регулярного хранения, должны содержаться в местных и федеральных архивах сроком от 75 лет (ФЗ от 22.10.2004 No125-ФЗ).
Порядок утилизации документов
Перед тем, как приступить к непосредственной утилизации архивов, необходимо создать экспертную комиссию. Участники экспертной группы поэтапно осуществляют следующие действия:
- Определяют с помощью экспертизы ценность деловых бумаг в соответствии с законодательными нормами.
- Формируют перечень документов с истекшим сроком хранения.
- Составляют юридический акт, который затем подписывает руководитель компании. В акте указываются: время проведения работ, количество дел, сроки выполнения экспертизы, нормативные акты, согласно которым уничтожается документация.
- Согласовывают и получают разрешение в органе исполнительной власти.
Только после прохождения данной процедуры экспертная комиссия передает архивную документацию на утилизацию. Руководитель организации подписывает соответствующий приказ.
Способы утилизации
Возможностей уничтожить просроченную, ненужную документацию много, но далеко не каждый способ подойдет отдельно взятой организации. При этом вывоз бумаг на свалку или закапывание их в землю мы сразу исключаем. Остаются следующие законные способы утилизации документов:
• Уничтожение методом измельчения. Данный способ подразумевает использование специального устройства – шредера. Стационарные офисные шредеры одновременно могут измельчать от 5 до 15 листов, а принимающий резервуар внутри устройства рассчитан на объем не более 10 литров. Машина режет бумагу на полосы шириной 4-6 мм. Измельченную документацию отвозят на пункт приема макулатуры. Специализированные компании предоставляют мобильные услуги по утилизации документов при помощи крупногабаритного шредера. Такой аппарат сможет в один прием уничтожить до 100 листов, а объем внутренней емкости достигает 300 литров.
• Химическая обработка. Принцип утилизации заключается в превращении груды бумаг в однородную массу с помощью агрессивных химических средств и воды. Для ускорения процесса переработки просроченную документацию предварительно измельчают на шредере. Данный метод утилизации выбирают в том случае, когда нужно ликвидировать конфиденциальные и секретные документы. Химическая обработка является самым надежным, но наиболее дорогим способом уничтожения документации.
• Сжигание. Не менее надежным, но более дешевым способом утилизации документов является сжигание в крематории. Данную услугу предоставляют специализированные компании. Для этой процедуры у них предусмотрена высокотемпературная печь. Сотрудники компании помещают бумаги в специальный резервуар и опечатывают его. Затем перевозят к месту термического уничтожения и сжигают в крематории. После чего заказчику передается акт утилизации.
Уничтожить небольшой объем документации, не имеющей секретных или конфиденциальных сведений, организации и учреждения смогут самостоятельно. Если же речь идет об утилизации нескольких тонн документов (особенно имеющих гриф секретности), то будет быстрей и безопасней прибегнуть к помощи специализированной компании.