Бухгалтерские документы (приказы, распоряжения, платежные и иные ведомости) со временем накапливаются и формируют нагромождения неиспользуемой документации. Однако избавиться от нее не просто, поскольку существует законодательно установленный срок хранения деловых бумаг. По истечению срока документы из бухгалтерии должны быть утилизированы в установленном законом порядке.
Правила уничтожения бухгалтерской документации
Утилизация бухгалтерских документов регламентируется Налоговым кодексом (ст. 23, 24, 89, 283), законом «Об архивном деле в РФ», законом «О бухгалтерском учете». Срок хранения первичной документации и иных деловых бумаг, связанных с ведением бухучета, составляет 5 лет. Однако это правило распространяется только на коммерческие организации, чья деятельность оставалась безубыточной на протяжении всего времени работы. Если же был зафиксирован убыток, который переносили на следующие отчетные периоды, то документацию, показывающую размер этого убытка, утилизировать запрещено в течение всего времени переноса. Для остальных временных (архивных) документов установлен общий срок хранения, который составляет 10 лет.
Проверка и утилизация просроченной бухгалтерской документации осуществляется экспертной комиссией. Основанием для ее создания является письменное распоряжение руководителя предприятия. Руководство компании также утверждает состав и задачи комиссии. Целью ее деятельности является определение ценности и сроков хранения деловых бумаг.
Порядок утилизации бухгалтерских документов
Порядок ликвидации просроченной бухгалтерской документации предусматривает последовательное проведение следующих действий:
1. Экспертная комиссия распределяет документы, исходя из их ценности и сроков хранения. Для доскональной проверки материалов в ее состав могут привлекаться работники архива, юрист и главный бухгалтер.
2. Члены комиссии формируют перечень бумаг, подлежащих утилизации.
3. Составляется акт об уничтожении бухгалтерской документации с истекшим сроком годности.
4. Документ передается на подпись руководителю компании, который накладывает резолюцию и издает приказ.
5. Отобранные согласно акту бумаги передаются на утилизацию. Способ уничтожения просроченной документации выбирают индивидуально для каждого конкретного случая.
После уничтожения бумаг в акт вносится запись, доказывающая факт проведения данной процедуры. Наличие документа, подтверждающего ликвидацию просроченного бухгалтерского архива, позволяет избежать претензий во время проверок, проводимых надзорными органами.
Способы уничтожения использованной документации
Утилизация архивов бухгалтерии производится разными способами в зависимости от объема и ценности скопившихся бумаг. Для уничтожения небольшого количества бухгалтерской документации используют стандартный офисный шредер. За один прием он может резать 5-15 листов бумаги (в зависимости от модели) на полосы шириной 4-5 мм. После переработки измельченную бумагу отвозят в пункт приема макулатуры.
Если необходимо уничтожить сотни килограмм просроченной документации, то рациональней будет заказать услуги специализированной компании. Для мобильной утилизации у них имеется крупногабаритный шредер, который доставляется к заказчику на оборудованной машине. Он способен одновременно измельчать до 100 листов бумаги.
Еще более быстрым способом утилизации является сжигание в крематории. Данный способ уничтожения бухгалтерской документации закреплен в законодательных актах. Сотрудники аккредитованной компании собирают списанные документы в резервуар и опечатывают его. После чего транспортируют груз на перерабатывающий завод и сжигают в крематории. Закончив физическое уничтожение бумаг, ответственный сотрудник компании делает запись в акте, который затем передается экспертной комиссии.