Порядок уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы с истекшим сроком хранения, утратившие практическую ценность для компании, подлежат тщательной и полной утилизации. При небрежном отношении к данной процедуре конкуренты и злопыхатели постараются изъять или восстановить важные бумаги, что может нанести огромный вред фирме. Соблюдая установленный законом порядок уничтожения конфиденциальной документации, можно избежать проблем не только с недоброжелателями, но и с надзорными органами власти.

Подготовка к уничтожению документов

Процедуре утилизации конфиденциальных бумаг предшествует кропотливая работа экспертной комиссии, которая проводит следующие мероприятия:

1. Осуществляет экспертизу всех конфиденциальных документов, в результате которой определяются пригодные к утилизации информационные носители (печатные, видео и аудио носители).

2. Формирует списки конфиденциальных материалов, подлежащих уничтожению.

3. Согласовывает составленные списки с руководством компании.

4. Оформляет разрешение на утилизацию в государственном органе.

После соблюдения всех процедур руководитель компании издает приказ об утилизации отобранных экспертной комиссией документов.

Как осуществляется уничтожение конфиденциальных бумаг?

Порядок утилизации документов предусматривает точное выполнение следующих действий:

  • Проверка наличия всех информационных носителей согласно акту, составленному экспертной комиссией.
  • Физическая ликвидация материалов.
  • Исследование утилизированных отходов на наличие в них не полностью уничтоженных информационных носителей.
  • Внесение записи об утилизации всех материалов в акт, который затем подписывается членами экспертной комиссии и руководителем компании.

Существуют несколько доступных способов уничтожения документов. Одним из них является измельчение бумаги на шредере. Стандартный офисный шредер режет лист на продольные полосы шириной 4-6 мм. Однако для уничтожения конфиденциальных бумаг этого недостаточно. Такие документы можно уничтожать на шредере с перекрестной (продольно-поперечной) резкой. При таком измельчении остается крошка диаметром 0,5 мм.

Самым быстрым и надежным способом утилизации конфиденциальных документов по-прежнему остается сжигание в крематории. В высокотемпературных печах можно уничтожить все виды информационных носителей: диски, флешки, дискеты, аудио- и видеозаписи.

Услуга утилизации методом сжигания в крематории предоставляется специализированной компанией. После подписания договора с заказчиком сотрудники фирмы изымают и упаковывают документы в контейнеры и опечатывают. Затем емкости отвозят на завод термообработки и сжигают в крематории. По желанию заказчика может быть сделана видеозапись процедуры утилизации. Данный способ уничтожения конфиденциальных бумаг закреплен на законодательном уровне.

Когда можно утилизировать информационные носители без составления акта?

В отдельных случаях конфиденциальные бумаги могут быть уничтожены без составления акта:

  • Если документы уничтожаются коллегиально членами экспертной комиссии.
  • Если утилизируется документация с истекшим сроком годности (счета, товарные накладные).
  • Если ликвидируются испорченные бумажные носители (черновики) или документы, находящиеся у заказчика, но не имеющие отношение к деятельности компании.

В этих случаях процедура утилизации бумаг осуществляется назначенными сотрудниками фирмы. Оформляется процесс уничтожения документации путем составления отдельного документа и подписывается всеми участниками.