Конфиденциальные документы с истекшим сроком хранения, утратившие практическую ценность для компании, подлежат тщательной и полной утилизации. При небрежном отношении к данной процедуре конкуренты и злопыхатели постараются изъять или восстановить важные бумаги, что может нанести огромный вред фирме. Соблюдая установленный законом порядок уничтожения конфиденциальной документации, можно избежать проблем не только с недоброжелателями, но и с надзорными органами власти.
Подготовка к уничтожению документов
Процедуре утилизации конфиденциальных бумаг предшествует кропотливая работа экспертной комиссии, которая проводит следующие мероприятия:
1. Осуществляет экспертизу всех конфиденциальных документов, в результате которой определяются пригодные к утилизации информационные носители (печатные, видео и аудио носители).
2. Формирует списки конфиденциальных материалов, подлежащих уничтожению.
3. Согласовывает составленные списки с руководством компании.
4. Оформляет разрешение на утилизацию в государственном органе.
После соблюдения всех процедур руководитель компании издает приказ об утилизации отобранных экспертной комиссией документов.
Как осуществляется уничтожение конфиденциальных бумаг?
Порядок утилизации документов предусматривает точное выполнение следующих действий:
- Проверка наличия всех информационных носителей согласно акту, составленному экспертной комиссией.
- Физическая ликвидация материалов.
- Исследование утилизированных отходов на наличие в них не полностью уничтоженных информационных носителей.
- Внесение записи об утилизации всех материалов в акт, который затем подписывается членами экспертной комиссии и руководителем компании.
Существуют несколько доступных способов уничтожения документов. Одним из них является измельчение бумаги на шредере. Стандартный офисный шредер режет лист на продольные полосы шириной 4-6 мм. Однако для уничтожения конфиденциальных бумаг этого недостаточно. Такие документы можно уничтожать на шредере с перекрестной (продольно-поперечной) резкой. При таком измельчении остается крошка диаметром 0,5 мм.
Самым быстрым и надежным способом утилизации конфиденциальных документов по-прежнему остается сжигание в крематории. В высокотемпературных печах можно уничтожить все виды информационных носителей: диски, флешки, дискеты, аудио- и видеозаписи.
Услуга утилизации методом сжигания в крематории предоставляется специализированной компанией. После подписания договора с заказчиком сотрудники фирмы изымают и упаковывают документы в контейнеры и опечатывают. Затем емкости отвозят на завод термообработки и сжигают в крематории. По желанию заказчика может быть сделана видеозапись процедуры утилизации. Данный способ уничтожения конфиденциальных бумаг закреплен на законодательном уровне.
Когда можно утилизировать информационные носители без составления акта?
В отдельных случаях конфиденциальные бумаги могут быть уничтожены без составления акта:
- Если документы уничтожаются коллегиально членами экспертной комиссии.
- Если утилизируется документация с истекшим сроком годности (счета, товарные накладные).
- Если ликвидируются испорченные бумажные носители (черновики) или документы, находящиеся у заказчика, но не имеющие отношение к деятельности компании.
В этих случаях процедура утилизации бумаг осуществляется назначенными сотрудниками фирмы. Оформляется процесс уничтожения документации путем составления отдельного документа и подписывается всеми участниками.